Регістри бухгалтерського обліку: види та форми

Регістри бухгалтерського обліку: види та форми

Первинна документація, що надійшла до бухгалтерії, обов 'язково піддається перевірці і за формою, і за змістом. Оцінюються правильність і повнота оформлення, наявність обов 'язкових реквізитів, законність зафіксованих операцій, логічний зв' язок показників. Після цього проводиться реєстрація та угруповання даних. Відомості фіксуються в системі аналітичних і синтетичних рахунків. Для цієї мети передбачені облікові регістри: форми бухгалтерського обліку. Розгляньмо далі, якими вони можуть бути.

Загальна інформація

Регістри бухгалтерського обліку - це спеціальні рахункові таблиці. Вони формуються згідно економічного угруповання відомостей про майно і джерела. Форми регістрів бухгалтерського обліку необхідні для відображення проведених господарських операцій на відповідних рахунках.

Класифікація

Існуючі види регістрів бухгалтерського обліку підрозділюються за призначенням, зовнішнім виглядом та способом узагальнення даних. За першим критерієм виділяють документи:

  1. Систематичні.
  2. Хронологічні.
  3. Комбіновані синхроністичні.

Хронологічні регістри бухгалтерського обліку - це документи, в яких записи про факти господарської діяльності вносяться в міру їх здійснення, без іншої систематизації. До них, наприклад, відносять реєстри. У систематичні таблиці записи вносять за угруповальними ознаками - рахунками. Відомості з цих двох видів регістрів повинні один одного доповнювати. Тому сума оборотів за хронологічними документами завжди дорівнює сумі кредитових/дебетових показників з систематичних таблиць. Коли в один регістр заносять і хронологічні, і систематичні записи, то він вважається комбінованим (синхроністичним).

Узагальнення відомостей

За цією ознакою регістри бухгалтерського обліку підрозділюються на диференційовані та інтегровані. Розгляд даних може здійснюватися індуктивно, тобто до загального від приватного. У цьому випадку має місце інтеграція інформації. Також узагальнення може проводитися дедуктивно: до приватного від загального (від звітності до первинної документації). У цьому випадку має місце диференціація відомостей.

Вигляд

За цим критерієм виділяють такі регістри бухгалтерського обліку:

  1. Книжки. Вони являють собою розграфлений особливим чином документ, прошнурований, переплетений і підписаний відповідальною особою (гл. бухгалтером).
  2. Картки. В якості них виступають бланки, віддруковані як таблиці.
  3. Вільні аркуші. Такі регістри бухгалтерського обліку являють собою таблиці, розміщені на бланках, що підлягають брошурці. Такі аркуші вважаються альтернативним варіантом книгам і карткам. Ці папери зберігаються в папках. Для них, як і для карток, повинні вестися реєстри.
  4. Машинні носії. Ці регістри бухгалтерського обліку мають технічні особливості. Дані розміщуються в цьому випадку не на папері, а на електронному носії (накопичувачі).

Розглянемо основні регістри бухгалтерського обліку окремо.

Книжки

У цих регістрах міститься інформація про факти господарської діяльності (операції). Вона розподіляється відповідно до специфіки об 'єктів. Книги повинні бути оформлені згідно з вимогами правил. Крім того що вони повинні бути переплетені, прошнуровані і пронумеровані, на зворотному боці останнього аркуша має вказуватися кількість сторінок. Під зазначеним числом проставляються підписи керівника підприємства та гл. бухгалтера, ставиться печатка. Зазвичай книги застосовуються в тих випадках, коли об 'єкти спостереження знаходяться в незначній кількості. Але за низкою категорій (наприклад, за касовими операціями) підприємства ведуть облік у касовій книзі, куди заносять усі події. У головній книзі здійснюється узагальнення всіх об 'єктів.

Картки

Це досить зручна форма регістрів. Їх можна сортувати, вони відрізняються наочністю і доступністю при зверненні. Зовні картки можуть бути різними. До найбільш поширених видів відносять: контокоррентні, багатоколончаті та інвентарні. Перші заповнюються з одного боку, оскільки колонки за дебетом і кредитом розташовуються поруч. Наявність паралельних стовпчиків дозволяє побачити стан розрахункових операцій підприємства. Матеріальні цінності враховуються в інвентарних картках. У них вводиться графа "" Залишок "". У ній відображені обсяги коштів, що залишилися після реєстрації господарської операції. Тому в кожному рахунку є графи для надходжень, витрати і залишку. У заголовку проставляється норматив (ліміт) за запасом. Його наявність дозволяє без зусиль визначити, чи не присутні на підприємстві дані кошти в більшій кількості, ніж годиться. Якщо з 'ясовується, що їх менше, то встановлюється різниця з лімітом. У багатоколончастих картках враховуються операції господарського життя фірми з виділенням складових у колонках. Це, наприклад, актуально для випадків, коли будь-який факт фіксується комплексними сумами, тобто відображається оплата різних витрат компанії.

Вільні аркуші

Вони відрізняються більшим, ніж картки, розміром. Відповідно, збільшується і обсяг відомостей, які в них відображаються. У практиці бухобліку вільні аркуші являють собою різні відомості. Вони застосовуються для узагальнення однорідних даних. Наприклад, у них відображається амортизаційне нарахування за основними засобами, відпуск (відвантаження) товару тощо.

Машинні носії

У якості них можуть виступати дискети, диски тощо. При використанні таких регістрів підприємство має виготовляти паперові копії документів. Це робиться в тому числі і на вимогу інстанцій, уповноважених на здійснення контролю, а також суду і прокуратури. Особливості носіїв визначають порядок розташування інформації. Їх застосування обумовлюється масовістю проведених операцій, специфікою та обсягом об 'єктів обліку та іншими факторами.

Ув 'язнення

Правильність фіксації господарських операцій в облікових регістрах забезпечується особами, які їх склали і підписали. У процесі зберігання такої документації необхідно забезпечити захист інформації від несанкціонованого виправлення. Коригування помилок в регістрах бухобліку повинні бути обґрунтовані і підтверджені підписом службовця, який вніс зміни. При цьому обов 'язково зазначається дата виправлення. Відповідно до ФЗ "" Про бухоблік "", відомості, що містяться в регістрах, належать до комерційної таємниці. Особи, які отримали доступ до такої документації, зобов 'язані її зберегти. За розголошення відомостей порушники несуть відповідальність відповідно до норм вітчизняного законодавства.