База даних СУБД Access

База даних СУБД Access

СУБД - абревіатура, що розшифровується як "" система управління базами даних "". СУБД використовується для багатокористувацької роботи з базами даних, які, в свою чергу, допомагають зберігати, систематизувати, класифікувати і контролювати інформацію. Системи керування БД поділяються на види за ознакою типів моделей даних, які ними підтримуються. Найбільш практичний реляційний вигляд, оскільки такі системи прості у використанні і надають багато можливостей для розробників. До нього, серед інших, належить СУБД Access.

Загальна інформація

Реляційна СУБД Microsoft Access працює, відповідно, з реляційними базами даних. У загальному вигляді це означає безліч взаємопов 'язаних таблиць, кожна з яких містить дані свого типу.

СУБД MS Access входить до складу програмного забезпечення Microsoft Office.

Можливості

СУБД Access надає користувачеві такі можливості:

  • створювати бази даних;
  • додавати нову інформацію до створених БД;
  • оновлювати або яким-небудь ще чином змінювати дані в БД;
  • видаляти наявну інформацію з БД;
  • здійснювати перегляд даних у вигляді звітів, форм, різних вибірок і запитів;
  • організація даних за допомогою сортування та/або класифікації інформації;
  • загальний доступ до таблиць і даних при використанні звітів, електронних листів, Інтернету та/або локальної мережі;
  • здійснення різних видів зв 'язків між таблицями;
  • створення кнопкових форм і користувальницьких інтерфейсів управління базою даних всередині СУБД.

Структурні елементи БД

Кожна таблиця бази даних має рядки, що включають дані про об 'єкти, а також колонки, завдання яких - визначити характеристику їх же. Інша назва рядків - записи, що складаються з полів, які заповнюються даними. Поле обов 'язково повинно мати тип даних (числовий, текстовий, дата, МЕМО тощо). Всі записи в таблиці містять однаково визначені, але по-різному заповнені інформацією поля.

Властивості полів

Поля в СУБД MS Access визначають структуру бази даних, а також вказують властивості даних з комірок записів.

Основні властивості такі:

  • Назва поля. Зазвичай задають заголовки стовпчикам, тобто називають характеристику об 'єкта. Також за назвою поля до нього можна звертатися за інформацією при виконанні автоматичних операцій з БД.
  • Тип даних. Визначає відповідну властивість, визначає, який тип може бути записано до комірки.
  • Розмір. Встановлює максимальну довжину запису даних. Ця властивість не обов 'язково використовувати, хоча вона і спрощує роботу, накладаючи обмеження на користувача БД.
  • Формат. Форматує дані поля.
  • Підпис. Виконує ту ж функцію, що і ім 'я - заголовна характеристику. Якщо підпис не вказувати, заголовком буде служити перший пункт. Другою можливістю Імені - зверненням до нього з БД - підпис не має.
  • Обов 'язкове поле. Якщо поставити галочку навпроти цієї властивості, залишити комірку незаповненою не можна. Для ключових полів цю властивість увімкнено за замовчуванням.

Типи даних

Поля баз даних в Microsoft Access можуть мати такі типи даних, як:

  • Текстовий. Найпростіший тип поля. Незважаючи на назву, може містити як літери, так і цифри, символи та інше. Тому обмеження має лише за довжиною - не більше 255 знаків. Зручно для використання, якщо не потрібно подальших розрахунків між комірками, тому, якщо в полі вводяться тільки числа, краще використовувати відповідний йому тип.
  • Поле МЕМО. Той самий текстовий тип, що зберігає великі обсяги інформації (до 64 кбайт, тобто до 64 тисяч символів). Через цю характеристику МЕМО не може бути використаний як ключ або індекс.
  • Числовий. Цифрове поле, що має підтипи, вибір яких залежить від бажаної точності обчислень тощо. До 8 байт або 16 - для кодів реплікації.
  • Лічильник. Поле, яке не потребує заповнення - значення (числа за зростанням), автоматично заноситься в таблицю, дозволяючи даним у комірках залишатися унікальними. Простіше кажучи, лічильник нумерує записи в базі даних. Зручно використовувати як ключ 4 байти, 16 - для кодів реплікації.
  • Логічний. Використовується тільки для значення - 0 (ні) і мінус 1 (так). Можна налаштувати різні варіанти запису - галочка або вибір вручну (розмір - 1 байт).
  • Дата/час. Назва типу даних говорить сама за себе. Вивід у поле даних можливий у семи різних форматах. 8 байт.
  • Грошовий. Визначає значення валют. Цей тип даних з 'явився для запобігання округленню в обчисленнях. Також 8 байт.
  • Поле об "єкта OLE. Приймає об 'єкти різних форматів - графічні, аудіо тощо. Розмір - до одного гігабайту.
  • Гіперпосилання. Адреси інтернет-сторінок, сайтів. До 64 тис. символів.
  • Майстер підстановок. Заздалегідь передбачає пов 'язані таблиці. Дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або з поля зі списком. При цьому тип вибраного значення встановлюється автоматично. Має розмір первинного ключа. Не більше 4 байт.

Ключі

Бази даних СУБД MS Access мають в таблицях одне головне - ключове - поле. Типово воно, як вже було сказано, обов 'язково до заповнення. Крім того, на нього накладається необхідність бути унікальним, що означає, що вже введене значення в ключовому полі не можна буде ввести в ключовому полі іншого запису цієї ж таблиці. За необхідності можна додати додаткове ключове поле, з менш суворими правилами - унікальність вибирається розробником БД. За допомогою ключових полів здійснюють зв 'язки між таблицями бази даних.

Ключі підрозділюються на:

  • первинні (основні) - безпосередньо сам зв 'язок;
  • вторинні (зовнішні) - спосіб зв 'язку.

Табличні зв "язки

База даних СУБД Access може містити таблиці, які взаємодіють між собою. Для цього використовуються зв 'язки, які бувають наступних видів:

  • Один до одного. Це означає, що кожен запис з першої зв 'язаної таблиці відповідає один запис з другого.
  • Один до багатьох. Кожний запис з першої таблиці відповідає декілька (дві або більше) з другої.
  • Багато хто до одного. Багато записів з першої таблиці пов 'язані з однією з другою.
  • Багато хто до багатьох. Безлічі записів першої таблиці відповідає безліч другий.

Обмеження на імена

Microsoft Access ставить обмеження на імена полів і елементів управління, вони ж діють і на об 'єкти СУБД Access:

  • назва не повинна містити більше 64 символів;
  • не можна використовувати точку, знак оклику, надрядковий символ або квадратні дужки;
  • назва не може починатися з пробілу;
  • не можна використовувати в імені символи керування (коди з 0 до 31 в ASCII);
  • назва не може включати прямі лапки.

Об 'єкти

Об 'єкти СУБД MS Access - це інтерфейс бази даних. Він дозволяє безпосередньо керувати нею та її даними.

Таблиці

Основний об 'єкт, про який вже не раз згадувалося в цій статті. Вони задають структуру всієї бази даних. У них зберігаються дані, які можна змінювати, видаляти або додавати. Таблиці можуть бути взаємопов 'язані. На основі цього об 'єкта будуються всі інші, за допомогою них же проводяться і основні операції з даними.

Запити

Дозволяють обробляти дані з таблиць. Запит може бути вибіркою за будь-якою ознакою з однієї або декількох таблиць, також за допомогою нього можна сортувати або фільтрувати інформацію, аналізувати дані, витягувати і надавати користувачеві в зручному вигляді. Результатом роботи запиту стає тимчасова нова таблиця.

Форми

Використовується як засіб для введення нової інформації в таблицю. Перевагою форм стає їх зручний для користувача вигляд - розробник може використовувати макет форми або створити абсолютно нову. Ви можете розмістити кнопки, перемикачі та багато іншого. Серед інших особливу увагу приковує до себе кнопкова форма, що являє собою модифікований диспетчер завдань, що складається користувачем "під себе". На неї можна розмістити основні функції роботи з базою даних - вхід, вихід, заповнення таблиць, перегляд даних. Ви також можете включити звичайні форми до кнопки.

Звіти

Представляють кінцевий результат роботи. Призначені для подальшого друку, тому мають відповідне форматування. Дозволяють робити вибірки та угруповання. Наочно відображають інформацію, закладену в базі даних.

Технологія роботи з СУБД Access

Розробка СУБД в Access виконується за допомогою наступних пунктів:

  • Визначити мету розробки бази даних. Необхідно визначити призначення, дізнатися, в якому напрямку рухатися - як припускають використовувати базу даних, які результати хочуть отримати, які функції повинні бути реалізовані.
  • Визначити приблизну кількість таблиць у базі даних - інформацію необхідно систематизувати і "розкласти все по поличках". Не слід додавати забагато полів до однієї таблиці: краще розподілити дані на дві і зв 'язати їх. Кожна таблиця повинна містити лише одну тему.
  • Визначити всі поля та їх типи даних у таблицях. Дані в комірках повинні відповідати типам, щоб надалі не виникло проблем з обчисленнями, угрупованням і сортуванням.
  • Визначити співвідношення таблиці-поля.
  • Позначити первинні і (за потреби) вторинні ключі в таблицях.
  • Побудувати схему даних для БД, що відображає зв 'язки між таблицями. Максимізувати взаємодію між даними за допомогою цих зв 'язків.
  • Удосконалити структуру, наочно подивившись на всю наявну інформацію та її можливу систематизацію.
  • Скористатися аналізом Access для чергової перевірки.

Створення СУБД в Access можливе двома способами:

  • використовувати майстри БД для створення необхідних об 'єктів;
  • створити порожню БД, доповнюючи її новими об 'єктами самостійно.

MS Access дозволяє розширити базу даних вже після її створення, але основну структуру необхідно продумати заздалегідь: такі речі, як типи даних, згодом, особливо після заповнення таблиці, поміняти буде неможливо.

Продуману схему даних можна реалізувати за допомогою відповідної вкладки в СУБД. Кожен з видів зв 'язку буде показано у Access. Зв 'язки можна видозмінювати або навіть видаляти.